04 · Rahmenbedingungen
Jede Organisation hat ihre eigenen Regeln. Ob ein Projekt gelingt, hängt auch davon ab, ob diese Regeln bekannt sind, bei denen, die das Projekt führen, und bei der Organisation selbst.
Der Reifegrad der ganzen Organisation
Hier geht es nicht um die Erfahrung einer Organisation mit Projektmanagement. Es geht um ihren Reifegrad insgesamt: Wie gut kennt sie ihre eigenen Abläufe? Sind Prozesse beschrieben und bekannt? Ist klar, wer wofür verantwortlich ist, und wissen die Verantwortlichen das auch selbst? Die Rahmenbedingungen sagen oft mehr über die Erfolgsaussichten eines Projekts als jeder Projektplan.
Wer weiß eigentlich was?
Schon eine einfache Beschaffung zeigt, wie viel davon abhängt. Läuft der Kauf eines Computers über den zentralen Einkauf, oder hat die IT einen eigenen? Wer muss die Bestellung freigeben? Auf welche Kostenstelle wird gebucht, und wo findet man sie? Ist im Einkauf eine verantwortliche Person benannt, und weiß diese Person um ihre Verantwortung für das Projekt?
Solche Fragen müssen strukturiert beantwortet sein, bevor sie im Projekt auftauchen. Sonst wird jede Bestellung, jede Freigabe und jede Abstimmung zu einem eigenen kleinen Projekt.
Woran externe Partner scheitern
Genau hier scheitern externe Firmen, und zwar wirklich. Nicht an der Technik, sondern daran, dass niemand ihnen sagen kann, wie das Haus funktioniert. Vieles ist ungeschrieben, manches geradezu kryptisch. Ein Dienstleister weiß zum Beispiel nicht, dass es einen Betriebsrat gibt, je nach Träger auch einen Personalrat oder eine Mitarbeitervertretung. Dann wird das Vorhaben plötzlich gestoppt, weil eine Zustimmung fehlt.
Der Fehler liegt dabei nicht allein beim Dienstleister. Die Organisation muss ihre eigenen Regeln selbst kennen und weitergeben können.
Wenn Regeln zur Hürde werden
Unklar ist oft nicht nur, welche Freigaben nötig sind, sondern auch, wann sie erfolgen und wie aufwendig sie sind. Einkauf, Mitbestimmung und Datenschutz haben jeweils ihren eigenen Ablauf. Manchmal ist dieser Ablauf unverhältnismäßig: etwa eine Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung, die Angaben verlangt, die die DSGVO gar nicht vorsieht. Regeln sind notwendig. Wenn sie aber niemand erklären kann und niemand hinterfragt, stehen sie dem Projekt im Weg.
Nicht nur am Anfang
Rahmenbedingungen bremsen nicht immer schon den Start. Ein Projekt kann schnell beginnen, gut laufen und erst am Ende an ihnen scheitern. Ein Beispiel: Ein Programm war förderfähig, die Arbeit ist getan. Dann stellt sich heraus, dass das Finanzcontrolling die Fördermittel nie abgerufen hat, weil die Rechnungen nie so gestellt und zugeordnet wurden, dass sie abgerechnet werden konnten. Das Projekt ist erfolgreich, das Geld ist trotzdem weg.
Prüffragen: Kennt Ihre Organisation ihre eigenen Regeln?
Sind die Beschaffungswege klar?
Ist bekannt, wer was beschafft, wer freigibt und auf welche Kostenstelle gebucht wird, für den Einkauf ebenso wie für IT und Medizintechnik?
Wissen die Verantwortlichen um ihre Verantwortung?
Sind für Einkauf, Controlling und Freigaben Personen benannt, und wissen diese, dass sie für das Projekt zuständig sind?
Sind die Mitbestimmungsgremien früh eingebunden?
Ist geklärt, ob Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung zustimmen müssen, und wann sie beteiligt werden?
Ist der Datenschutz eingebunden, mit angemessenem Aufwand?
Ist bekannt, welche Unterlagen der Datenschutz braucht, und verlangen die Vorlagen nur, was tatsächlich gefordert ist?
Ist die Abrechnung von Anfang an geklärt?
Wissen Projekt und Controlling, wie Fördermittel abgerufen und Rechnungen zugeordnet werden, bevor die erste Rechnung eingeht?
Welche Regeln gelten bei Ihnen?
Im Projektmanagement-Check machen wir sichtbar, welche Freigaben, Gremien und Abläufe für Ihre Vorhaben gelten, und wo sie unklar sind, bevor sie ein Projekt ausbremsen.