02 · Projektverantwortung
Wer macht hier eigentlich Projektmanagement? Die Frage klingt banal. In vielen Häusern ist sie es nicht.
Die naheliegende Lösung
Ein verbreiteter Ansatz lautet: Wer für den Bereich verantwortlich ist, leitet auch das Projekt. Dann wird die Pflegedirektion, die Ärztliche Direktion oder ein Chefarzt zur Projektleitung, ebenso die Leitung der IT, der Medizintechnik oder der Technik. Das wirkt folgerichtig. Diese Personen kennen ihren Bereich und haben die nötige Autorität.
Wenn der Auftraggeber sich Projektleiter nennt
In der Praxis sagt dann die Bereichsleitung: Ich bin hier der Projektleiter. Projektmanagement macht sie aber nicht. Sie plant nicht im Detail, sie steuert nicht operativ, sie hält nicht die Fäden zwischen den Beteiligten zusammen. Sie denkt strategisch, und das ist auch richtig so.
Eigentlich ist sie etwas ganz anderes: Auftraggeberin. Sie verantwortet das Ziel, gibt das Mandat und stellt die Ressourcen bereit. Werden beide Rollen in einer Person vereint, fehlt der Bereichsleitung die Zeit für das Operative. Das Projekt hat dann formal eine Leitung, faktisch steuert es niemand.
Jede Rolle hat ihre Aufgabe
- Auftraggeber: verantwortet Ziel, Budget und Mandat und vertritt das Projekt in der Organisation.
- Lenkungsausschuss: entscheidet, was das Projekt nicht selbst entscheiden kann, etwa über Prioritäten, Konflikte zwischen Bereichen und Änderungen am Umfang.
- Projektleitung: plant, steuert und koordiniert das Projekt im Alltag und berichtet an Auftraggeber und Lenkungsausschuss.
- Teilprojektleitungen: verantworten abgegrenzte Teile, etwa Technik, Prozesse oder Schulung.
- Fachverantwortliche und Key User: bringen das Wissen aus Station, Funktionsbereich oder Verwaltung ein und tragen die Veränderung in ihre Teams.
Wo die Projektleitung angebunden ist
Auch die richtige Person kann an der falschen Stelle sitzen. Ist die Projektleitung der IT unterstellt, soll aber ärztliche Abläufe neu ordnen, fehlt ihr der Zugriff, bevor das Projekt beginnt. Ihr Mandat muss deshalb vom Auftraggeber kommen, nicht vom Linienvorgesetzten, und es muss über die Grenzen der Bereiche hinweg gelten, die das Projekt betrifft.
Prüffragen: Ist die Verantwortung richtig verteilt?
Wer ist Auftraggeber, und weiß die Person das?
Ist klar benannt, wer Ziel, Budget und Mandat verantwortet, oder verschwimmt diese Rolle mit der Projektleitung?
Steuert die Projektleitung tatsächlich?
Plant und koordiniert sie das Projekt im Alltag, oder trägt sie vor allem den Titel?
Hat die Projektleitung ein Mandat über Bereichsgrenzen hinweg?
Kann sie in allen betroffenen Bereichen Termine, Zuarbeiten und Entscheidungen einfordern?
Wer entscheidet, wenn Bereiche sich widersprechen?
Gibt es einen Lenkungsausschuss oder einen klaren Eskalationsweg, oder bleiben Konflikte im Projekt hängen?
Sind Key User benannt und freigestellt?
Haben die Menschen, die das Fachwissen einbringen, dafür feste Zeit, und steht sie im Dienstplan?
Wie ist die Verantwortung bei Ihnen verteilt?
Im Projektmanagement-Check klären wir gemeinsam, wer in Ihren Projekten welche Rolle hat, und wo Rollen und Mandate nachgeschärft werden sollten.
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