01 · Organisation
Am Anfang jedes Projekts steht eine Organisation, oder ein Teil davon, die etwas verändern will. Ob sie dazu wirklich bereit ist, entscheidet über alles, was folgt.
Bereitschaft ist nicht Notwendigkeit
Der häufigste Auslöser für ein Projekt ist Druck: Wir müssen das jetzt ändern. Notwendigkeit ist ein starker Treiber, aber sie ist kein Wille. Oft will eine Organisation gar nicht wirklich etwas einführen. Sie glaubt, ein Vehikel gefunden zu haben, das ihr Problem löst, etwa eine neue Software, ein Gremium oder eben ein Projekt.
Darin liegt der erste und zentrale Fehler. Man glaubt zu verstehen, was man sieht und was man braucht, und sagt: Wir machen das. Bereit, den Weg tatsächlich zu gehen, ist man damit noch nicht.
Ein Ja allein reicht nicht
Bereitschaft ist kein einzelner Parameter. Wenn die Geschäftsführung sagt: Machen Sie das, ist das ein Anfang. Häufig weiß zu diesem Zeitpunkt aber niemand genau, was auf die Organisation zukommt, was sich tatsächlich verändern muss und wer die Veränderung mittragen wird.
Es gibt dabei kein Entweder-oder, keine Null und keine Hundert. Klar sein muss aber: Veränderung geht nicht einfach so. Jeder Change hat seine Schwierigkeiten, und die zeigen sich nicht im Beschluss, sondern auf dem Weg.
Wie tief ist Projektmanagement verankert?
Wie weit eine Organisation ist, lässt sich einschätzen. Grundlage dafür sind Modelle der Organisationsentwicklung und Reifegradmodelle für das Projektmanagement, wie sie auch die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement als deutscher Verband der IPMA beschreibt. Sie fragen, wie tief Projektmanagement in den Strukturen einer Organisation verankert ist.
Der Reifegrad ist ein Indiz, keine Garantie. Eine Studie der Universität Kassel mit der GPM aus dem Jahr 2014 fand einen statistisch signifikanten positiven Zusammenhang zwischen einem höheren Reifegrad und der finanziellen Zielerreichung sowie der Termintreue von Projekten, für die Kundenzufriedenheit dagegen nicht. Wer den Reifegrad misst, sieht also, wo er ansetzen kann. Und er muss sein Vorgehen daran anpassen: Eine Organisation mit niedrigem Reifegrad braucht einen anderen Einstieg als eine, in der Projektmanagement längst gelebt wird.
Warum eine gemeinsame Sprache zählt
Ohne gemeinsame Projektsprache lässt sich zwar jedes Projekt für sich führen. An den Grenzen zwischen den Bereichen stößt man trotzdem immer wieder auf dieselben Probleme: knappe Ressourcen, fehlende Kapazitäten und Konflikte, die niemand sieht, bevor sie da sind.
Ein Beispiel: Die IT steckt mitten in mehreren eigenen Projekten. Dann meldet sich der Bau, die neue Netzwerkinfrastruktur steht, jetzt müssen alle Anschlüsse gepatcht werden. Die IT hat keine Zeit. Gleichzeitig braucht die Medizintechnik IT-Strukturen für ihre Geräte. Drei berechtigte Anliegen, eine knappe Ressource, und niemand hat den Überblick.
Eine einheitliche Sprache schließt solche Engpässe nicht aus. Ohne sie werden sie aber schwieriger, weil sie später sichtbar werden und niemand sie gemeinsam priorisieren kann.
Prüffragen: Ist Ihre Organisation bereit?
Treibt Sie die Notwendigkeit oder der Wille?
Steht hinter dem Vorhaben ein Ziel, das die Organisation erreichen will, oder ein Problem, das möglichst schnell verschwinden soll?
Weiß die Leitung, was auf sie zukommt?
Sind Aufwand, betroffene Bereiche und notwendige Veränderungen bekannt, oder wurde vor allem eine Lösung beschlossen?
Begünstigen Ihre Strukturen Projektarbeit?
Gibt es Rollen, Gremien und Standards für Projekte, oder werden Projekte nebenbei in der Linie erledigt?
Sprechen Ihre Bereiche dieselbe Projektsprache?
Verstehen IT, Medizintechnik, Bau, Medizin und Pflege unter einem Projekt, einem Meilenstein oder einem Risiko dasselbe?
Wo ist Ihre Projektleitung angebunden?
Sitzt sie in einer Linienabteilung, etwa der IT unterstellt, soll aber Abläufe in anderen Bereichen verändern? Dann fehlt ihr der Zugriff, bevor das Projekt überhaupt beginnt.
Wo steht Ihre Organisation?
Im Projektmanagement-Check schauen wir gemeinsam auf Bereitschaft, Strukturen und Reifegrad und klären, welches Vorgehen zu Ihrer Organisation passt.
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Quelle: GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. und Universität Kassel: Projektmanagementreifegrad und Projekterfolg, 2014.