07 · Lenkung und Kommunikation
Ein Projekt wird auf zwei Ebenen gelenkt: strategisch, wo entschieden wird, wie wichtig es ist, und im Projekt selbst, wo es durch den Alltag gesteuert wird. Beide Ebenen funktionieren nur mit einer Kommunikation, die dort ankommt, wo sie gebraucht wird.
Steht die Leitung hinter dem Projekt?
Auf der strategischen Ebene geht es um drei Fragen. Wie bringt die Geschäftsführung ein Projekt in die Organisation? Wie wird seine Priorität festgelegt? Und wie wird über das laufende Projekt gesprochen? Nichts schadet einem Projekt so sehr wie eine Leitung, die eigentlich kein Interesse daran hat. Sie erteilt zwar den Auftrag, steht aber nicht dahinter. Die Organisation merkt das schnell, und das Projekt verliert an Gewicht, bevor es begonnen hat.
Ist das Projekt noch relevant?
Häufig wird vergessen: Eine Projektleitung kann ein Projekt nicht absagen. Trotzdem muss immer wieder gefragt werden, ob das Projekt noch relevant und noch wichtig ist. PRINCE2 hat dafür einen eigenen Grundsatz, die fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung. In einem Portfolio ist diese Frage besonders wichtig, aber auch ein einzelnes Projekt braucht sie. Beantwortet werden muss sie auf der strategischen Ebene, dort, wo entschieden werden kann, ob ein Projekt weiterläuft, angepasst oder beendet wird.
Dafür gibt es den Lenkungsausschuss. Er ist in Krankenhäusern seltener zu finden, als es wünschenswert und wirksam wäre. Für größere Projekte ist er unverzichtbar. Er entscheidet über Prioritäten, Ressourcen und Umfang, und er trägt die Frage, ob das Projekt sein Ziel noch erreichen kann.
Lenkung im Projekt
Auch innerhalb des Projekts muss die Projektleitung die passende Form der Steuerung finden, und sie muss sie durchgängig anwenden. Wird ein Projekt mit IT, Medizintechnik und Bautechnik über E-Mails gesteuert, oder setzen sich die Beteiligten an einen Tisch und beraten tatsächlich gemeinsam? Was möglich ist, hängt von den Ressourcen und der Auslastung ab. Quantitativ: Wie viele Projekte laufen gleichzeitig? Qualitativ: Wie wichtig sind sie, und wie stark binden sie die Beteiligten?
Formate, die tragen
- Lenkungsausschuss: für größere Projekte das Gremium, in dem die strategischen Entscheidungen fallen.
- Kommunikation ins Haus: klar, transparent und sichtbar von der Leitung getragen.
- Kickoff: der gemeinsame Start, an dem alle Beteiligten Ziel, Rollen und Vorgehen kennenlernen.
- Stakeholder-Analyse: in die Breite gehen und erfragen, wer betroffen ist und was er vom Projekt erwartet.
- Jour fixe: feste Termine, an denen gemeinsam beraten und entschieden wird.
Kommunikation, die ankommt
Ist die Lenkung und Kommunikation nicht auf die Ziele abgestimmt und funktioniert sie nicht in der Organisation, kann viel Schaden entstehen. Viele Krankenhäuser haben zum Beispiel ein Intranet, das die meisten Mitarbeitenden kaum lesen. Steht das Projekt dort auf der dritten Ebene unter „Projektmanagement“, wird es niemand finden, auch in hundert Jahren nicht. Kommunikation muss dort stattfinden, wo die Menschen tatsächlich sind.
Prüffragen: Wird Ihr Projekt gelenkt?
Steht die Leitung sichtbar hinter dem Projekt?
Hat die Geschäftsführung das Projekt selbst ins Haus getragen, und ist bekannt, welche Priorität es hat?
Gibt es ein Gremium, das entscheidet?
Trifft sich ein Lenkungsausschuss regelmäßig, und entscheidet er über Prioritäten, Ressourcen und Umfang?
Wird regelmäßig gefragt, ob das Projekt noch relevant ist?
Und gibt es jemanden, der es anpassen oder beenden darf, wenn es das nicht mehr ist?
Wird am Tisch gesteuert oder per E-Mail?
Beraten die beteiligten Bereiche gemeinsam, oder läuft die Steuerung über Verteiler und Weiterleitungen?
Erreicht die Kommunikation die Betroffenen?
Wissen die Menschen, was das Projekt für sie bedeutet, oder steht es nur irgendwo im Intranet?
Wie wird bei Ihnen gelenkt?
Im Projektmanagement-Check schauen wir gemeinsam, wie Ihre Projekte gelenkt und kommuniziert werden, von der Geschäftsführung bis in die Teams, und wo Information und Rückhalt auf dem Weg verloren gehen.